Herkes toplantıda efendim!

Eskiden arayanı cevaplamak iş ahlakının gereğiydi. Şimdri k herkes 'toplantıda.' Kimi ararsan sekreterler, 'Toplantıda, çıkınca öbürüne girecek' diyor. İşadamı devamlı toplantıda olunca otoritesini sekreterler üstlenmeye başladı. Sekreterde bir bir sertlik, bir küçümseme...

Herkes toplantıda efendim!





Son zamanlarda kimi ararsanız "toplantıda"... - Toplantı ne zaman biter acaba? - Belli olmaz efendim?
- Gelir gelmez toplantıya girdiler...
- Toplantı geç vakit bitti. Toplantı biter bitmez çıktılar.
- Bütün yetkililer toplantıda... Kusura bakmayın, cevap verecek insan yok.
- Toplantı belki biter ama... Daha sonra bir toplantıları daha var...
İnsanlarımız toplantı yapmaktan iş yapmaya vakit bulamıyor.
İşadamlarımız ve yöneticilerimiz devamlı toplantıda olduğu için herhangi bir işadamına ulaşmak imkansız.
Ben artık alıştım... Telefon ile birini aradığımda sekreter hanıma aradığım işadamının veya yöneticisinin ismini verdikten sonra, "- Mutlaka toplantıdadırlar... Değil mi?" diyorum... "Evet" cevabı alınca "Teşekkür" ederek telefonu kapatıyorum.
Çünkü biliyorum ki, sekreter hanıma telefon numarası bırakmanın, toplantıdan sonra işadamının veya yöneticinin beni aramalarını rica etmenin hiçbir yararı olmayacak...
Çünkü toplantı o gün akşama kadar bitmeyecek. Bitse bile bir başka toplantı nedeniyle aradığım kişi o toplantıdan çıkıp öbürüne girecek... Toplantı bitince ofisten ayrılacak... Ertesi sabah ofise gelir gelmez toplantıya girecek... Bu nedenle sekreter hanım benim aradığımı haber veremeyecek. Sekreter hanım haber verse bile aradığım kişi toplantılardan vakit bularak beni arayamayacak...
İşadamlarımızın ve yöneticilerimiz devamlı toplantıda olunca, sekreterleri işadamlarımızın ve yöneticilerimizin "otoritesini" sahiplenir oldu. Bir otorite, bir sertlik, bir acımasızlık, bir küçümseme ki... Anlatılamaz...
- Nereden arıyorsunuz?
- İstanbul'dan arıyorum...
- Hangi firmadan arıyorsunuz dedim?
- Kusura bakmayın... Benim şirketim yok...
- O zaman ne istiyorsunuz?
- Sağlığınızı istiyorum efendim.
- Neden arıyorsunuz... Onu sordum...
- Beyefendi ile konuşacaktım...
- Ne konuşacaktınız?
- Bir konuyu arz edecektim...
- Bana söyleyin.
- Şey... Yani... Ben beyefendiye söyleyecektim de...
- Toplantıda dedik ya... Bana söyleyecekseniz söyleyin... Yoksa telefonu kapayacağım... İşim var...
- Acaba telefon numaramı bıraksam...
- Nereden, neden aradığınızı söylemiyorsunuz, ne söyleyeceğinizi söylemiyorsunuz... Telefonunuzu bıraksanız ne işe yarar... Beyefendi toplantıda dedik ya... Toplantıdan ne zaman çıkacağı da belli değil... Sonra başka toplantısı var...
Eskiden arayanı cevaplamak, iş ahlakının bir gereği sayılırdı. Eskiden arayanlar hiçbir zaman cevapsız bırakılmazdı. Eskiden arayanları hemen cevaplamak iş etiğinin bir parçası sayılırdı.
Eskiden sekreter hanımlar daha yumuşak, daha anlayışlı, iş etiğine daha saygılı idi... Birlikte çalıştıkları işadamının, yöneticinin "saygınlığının" bir parçası idi...
Burada önemli bir açıklamaya gerek var... Sekreterlik çok önemli bir meslektir. Eskiden sekreter "telefon bağlayan, daktilo makinesinde mektup yazan" kişi olarak bilinirdi. Günümüzde sekreter birlikte çalıştığı yöneticinin yardımcılığını yapıyor. Bu nedenle sekretere "yönetici asistanı / yardımcısı" denilmeye başlandı. Bir yöneticinin yardımcı / asistanı olmak önemli bir görevdir, sorumluluktur. Amaç yardımcı / asistan, birlikte çalıştığı "yöneticinin tüm fonksiyonlarını, görev ve sorululuğunu üstlenme ve taşıma durumunda" olamaz. Böyle bir şey mümkün olabilse, o birlikte çalıştığı yöneticinin yerine geçer. Yöneticiye gerek kalmaz. Asistan / yardımcı, yönetici adına konuşmaları yapar, müzakereleri yürütür, soruları cevaplandırır, kararları verir...
Ana konuya dönelim... Sekreterler herhalde "kendi özgür kararları veya kendi zevkleri için" arayanlara birlikte çalıştıkları işadamları veya yöneticilerin "toplantıda" olduğunu söylemiyorlar... İşadamları ve yöneticiler (1) Ya gerçekten devamlı toplantıda, (2) Ya da toplantı bahanesi ile arayanlarla görüşmek veya temas etmek istemiyorlar ve de sekreterlerinden aramaları bu bahane ile engellemelerini istiyorlar.
İşadamlarının ve yöneticilerin arayanlarla konuşmamak için "kendilerinin toplantıda olduğunun söylenmesini istemeleri" bir kişisel tercihtir. Buna bir şey söylenemez.
Ancak, ya işadamları ve yöneticiler gerçekten devamlı olarak toplantıda ise?
İşte burada ciddi bir sorun ortaya çıkıyor... Uzun toplantılar icraatı önlüyor. Sadece işadamının ve yöneticinin iş yapmasını önlemiyor, toplantıya çağırdıkları kişilerin de iş yapmasını önlüyor...
Toplantı, rapor hazırlama, alternatif politikaları kağıt üzerinde geliştirme ve kararları, talimatları kağıda dökme yetenek ve alışkanlığı olmayanların işidir...
Kalabalık toplantılardan ve uzun süreli toplantılardan hiçbir iş çıkmaz. Çıkamaz. Bir toplantıda beş kişiden fazla iştirakçi varsa kimse doğru dürüst fikrini söyleyemez. Fikirler doğru dürüst tartışılamaz.
Bir toplantı yarım saatten fazla devam ediyor ise, toplantıya katılanların hiçbirinin ön hazırlığı yok demektir. Toplantıda her iştirakçi beyin jimnastiği yapacak, her iştirakçi aklına geleni söyleyecek demektir.
Katılanların beşten fazla olduğu, uzun süreli toplantılar "sohbet" toplantılarıdır. Fikir fırtınası toplantılarıdır. Böyle toplantılar da yapılabilir ama, her toplantı bu tür toplantı olamaz. Çünkü bu tür toplantılarda netice elde etmek imkanı yoktur.
Toplantı yorucu bir iştir. Bir toplantıdan çıkarak bir başkasına girenin kafasını toparlaması, verimli fikirler geliştirebilmesi, sağlıklı kararlar alabilmesi mümkün değildir.
Devamlı toplantıda olan işadamı ve yöneticinin, okumaya, düşünmeye, alternatif politikalar geliştirmeye, dünyada ve kendi sektöründe olan biteni izlemeye, kendi sektöründeki rakipleriyle temasa, sosyal ilişkilerini geliştirmeye vakti olamaz. Sadece kendini değil toplantılarına çağırdıklarını da "körleştirir"...
Yazının sonundan, yazının başına dönelim... İşadamı ve yönetici devamlı toplantıda ise, sekreterler arayanlara "Beyefendi toplantıda... Ne zaman toplantıdan çıkacağı belli değil..." demesin de ne desin?



BUSINESS




















22 Ekim 2019 Magazin Bülteni.

İlginizi Çekebilecek Diğer Haberler

Sıradaki Haber