Toplantılar nasıl verimli hale getirilir?

Başarılı bir toplantı nasıl yapılır diye merak ediyorsanız bu doğru bir merak. Çünkü çalışanlar genellikle katıldıkları toplantıların amacını bilmediklerini ve çoğu toplantının zaman kaybı olduğunu söylüyorlar. Uygulayacağınız verimli toplantı teknikleri sayesinde iyi bir toplantı nasıl olmalıdır konusunda uzmanlaşabilirsiniz.

Başarılı bir toplantı nasıl yapılır? Toplantı nasıl olmalıdır?

Toplantılarınızı başarılı hale getirmek için çözüm odaklı toplantılar yapmak esastır. Yalnızca gerektiği zamanlarda toplantı düzenlemek de toplantının önemini yitirmemesini sağlar. Sürekli toplantı düzenlemek toplantıya olan güveni sarsacaktır.

Verimli toplantı teknikleri

Hazırlıklı olmak

"Toplantı gerekli mi? Toplantının amacı ne? Kimler kesinlikle katılmalı? Benim için bu toplantıda olmazsa olmazlar neler?" sorularının cevabı, bir toplantıya hazırlanmanızı sağlar. Başarılı bir toplantı nasıl yapılır konusunun ilk şartı hazırlıklı olmaktır.

Davetiye (davet maili) özel olmalıdır

Amazon'un sahip olduğu "iki pizza kuralı"nı asla unutmamak gerekir. Amazon'un kurucusu Jeff Bezos, "Asla iki pizzayla doyuramayacağınız sayıda kişiyle toplantı yapmayın" diyerek toplantıya bakış açısını belirtiyor.

Bir toplantıda her zaman o toplantıya katılması elzem olan kişiler katılmalıdır.

Zamanı iyi kullanmak

Eğer toplantı düzenini sağlama konusunda zorlanıyorsanız bir toplantı çizelgesi hazırlayıp zamanı, katılacak kişileri, nerede yapılacağını ve neler konuşulacağını not edin.

Dikkat dağıtıcı nesnelerden uzak durmak

Eğer toplantınız çok ciddi bir konudaysa dikkat dağıtıcı her şeyden arınmanız gerekebilir. Cep telefonu, iş harici bilgisayar ve yiyecek-içecek de odaklanmayı zorlaştırabilir.

Katılım sağlamak

Toplantının birkaç kişi etrafında dönmesine engel olmak gerekir. Katılan herkesin orada olması gerektiğine karar verdiğinize göre herkesin söyleyeceği bir şeyler var demektir. Onların rahat hissedeceği samimi bir ortam oluşturmak şart.

Farklılık yapmak

Toplantıyı verimli hale getirmek için toplantılarınızı analiz edin. En verimli geçen toplantılarınızı nerede yaptığınızı, hangi şartlarda konuştuğunuzu, saatini ve kullandığınız yöntemleri belirleyin. Üretkenliğin arttığı tüm bu ögeleri kullanın ve gerektiğinde değiştirin. Örneğin devamlı aynı yerde ve aynı saatte toplantı yapmak zamanla sıkıcı hale gelebilir.