Ebys Nedir, Nasıl Kullanılır? Ebys Sisteminin Faydaları Nelerdir?

EBYS kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda dokümanların düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir sistemdir.

EBYS Nedir, Nasıl Kullanılır?

EBYS kurumların her türlü dokümantasyonunu kontrol etme, işleme, yönlendirme, onaylama ve arşivleme için kullandıkları elektronik ve son derece hızlı bir sistemdir. İnsan eliyle yapılan eski iş yükünde hafiflemeye ve zamanda ciddi kazanca yol açan bu sistemle belge takibi ve işleyişi kolaylıkla takip edilebilir.

EBYS sahip olduğu kullanım kolaylığıyla işlerin hızlı gerçekleşmesini sağlar. EBYS sisteminde kayıtlı olan dokümanlar kolay arama yöntemleriyle alan, sayı, tarih gibi farklı kriterlere göre sıralanarak görüntülenebilir. Seçilen belge üzerinde erişim ve kontrol izni olan birimler gerekli değişiklikleri gerçekleştirebilirler.

EBYS Sisteminin Faydaları Nelerdir?

EBYS sisteminin kurum ve kuruluşlara çeşitli faydaları bulunur. EBYS sisteminin faydaları şu şekilde sıralanabilir. EBYS sistemiyle;

Yazışmalar standart hale getirilir.

Yazışmalardaki paraf, sevk ve onay sürelerinde kısalma olur.

Kırtasiye giderleri azalır, zamandan ve iş gücünden kazanım olur.

Yazışmalar güvenle arşivlenir.

 İlgili birimlere yazışmalar daha hızlı bir şekilde ulaştırılır. İnsan eliyle belge dağıtımındaki vakit kaybı ortadan kalkar.

 Belge dolaşımında belge durumu aktif olarak kontrol edilir.

 Belgeler kolayca arşivlenebilir.

 Aynı belge birden fazla kurum tarafından kontrol edilebilir.

 İş akışında aksama ve kesinti olmaz.

 Üzerinde işlem yapılan evraklar personel performansına bağlı olarak değerlendirilir.

 Belgelerin erişimi güvenlik altına alınır.

 E-imza sayesinde her türlü yazışma ve doküman çevrim içi ortamda resmi olarak hazırlanır.

 Kağıt basma ve mürekkep maliyeti ortadan kalkar.

 Evrak akışı hızlı gerçekleşir.